Роботу нельзя сказать «ну, ты же понимаешь». Подготовка к автоматизации — это работа по превращению привычек сотрудников в правила, которые можно проверить. Чем честнее описан процесс сегодня, тем меньше проект потом переделывают.

Ниже — список того, что стоит записать до первого разговора с подрядчиком. Хватит одной страницы А4 и 40 минут без отвлечений.

С чего начинается подготовка к автоматизации?

С результата. Что должно появиться на выходе: оплаченный счёт, собранный отчёт, обработанная заявка? Одна фраза, без «и ещё».

Потом — запуск. Что именно заставляет процесс стартовать: письмо, новая строка в таблице, звонок, наступившая дата? Если ответ «менеджер сам замечает», это тоже ответ, и его придётся заменить чем-то проверяемым.

Теперь вопрос, который чаще всего пропускают.

Какие данные нужны и где они лежат?

Выпишите каждое поле, которое человек использует, и место, откуда он его берёт. Артикул из учётной программы, цена из прайса поставщика, скидка из договора, остаток из таблицы склада. Если одно и то же поле живёт в двух местах, отметьте, какому из них верят при расхождении.

Отдельно запишите ограничения самих инструментов, причём конкретными числами из документации, а не по памяти. Если процесс живёт в Google Таблицах, полезно знать, что одна книга вмещает до 20 миллионов ячеек на все листы вместе, а скрипт Apps Script (встроенный в таблицу язык автоматизации) работает не дольше 6 минут за запуск, и ещё 30 секунд — на пользовательскую функцию в ячейке. Это не повод отказываться от таблиц, но повод заранее понять, где тяжёлую работу придётся разбивать на порции и запускать по расписанию, а не одной кнопкой утром в понедельник.

А что делать, если данные собраны неаккуратно?

Что делать с исключениями и ошибками?

Основная часть работы обычно прячется в исключениях. Типичные вопросы: что происходит, если клиент не указал телефон? Если товара нет на складе? Если одну заявку прислали дважды за 5 минут? Кто и в какой срок разбирает сбои?

Правило вроде «заказ выше установленного лимита подтверждает директор в течение 2 часов» годится как исключение, а «ну, по ситуации» — нет. Для каждого исключения выберите одно из решений: обработать автоматически, переслать человеку или остановить процесс и поднять тревогу.

Хорошая проверка полноты: попросите коллегу, который не участвовал в описании, пройти по вашей странице с вымышленным примером. Где он запнулся, там пробел.

Теперь осталось выяснить, кто отвечает за результат.

Кто принимает решения и как узнать, что всё работает?

Назовите человека, у которого есть право сказать «да, это правильно». Не отдел, а имя. Без него любая правка превращается в круг согласований.

Определите, как вы заметите сбой. Сообщение в Telegram или письмо на почту? Строка в журнале? Ежедневная сводка к 9:00? Автоматизация без сигнала об ошибке работает до первой тихой поломки, а замечают её через месяц по жалобам клиентов.

Если описание уже готово, а таблицы остаются основой процесса, на странице https://sverdlov.pro/uslugi/avtomatizaciya/avtomatizaciya-tablic ↗ можно сверить, какие задачи с ними обычно автоматизируют в первую очередь.

Что сделать сегодня?

1. Запишите результат процесса одной фразой. 2. Назовите триггер: что запускает работу. 3. Составьте список полей и источников. 4. Выпишите пять самых частых исключений. 5. Укажите человека, который принимает результат.