Начинать нужно не с самой болезненной задачи, а с самой прощающей ошибки. Первая задача для автоматизации — это учебный полигон: на ней вы и подрядчик проверяете, умеете ли вы описывать правила, получать данные и замечать сбои. Если она провалится, бизнес не должен это почувствовать.

Какая первая задача для автоматизации подходит малому бизнесу?

Та, у которой совпали четыре признака.

Она повторяется часто: каждый день или несколько раз в неделю, иначе экономия не заметна. Правила понятны и умещаются в несколько строк: «если сумма оплаты совпала со счётом, пометить заказ оплаченным». Данные уже лежат в цифровом виде, а не в блокноте менеджера и не в голове бухгалтера. И цена ошибки невысока: неверное напоминание клиенту исправить проще, чем неверный платёж поставщику, потому что ошибка не тянет за собой цепочку других операций, возвраты и разбирательства с банком или контрагентом.

Если хотя бы одного признака нет, задача годится для второго или третьего этапа.

Как выбрать между несколькими подходящими?

Как оценить кандидатов за 15 минут?

Выпишите 3–5 задач, которые сегодня выполняют руками, и поставьте каждой от 0 до 2 баллов по четырём признакам. Сумма до 8. Разброс между задачами обычно виден сразу, а споры в команде превращаются в разговор по существу: «почему данные у тебя 1, а не 2?»

Пример того, как это выглядит на воображаемых задачах:

| Задача | Частота | Понятные правила | Данные готовы | Цена ошибки | | --- | --- | --- | --- | --- | | Напоминание клиенту о визите | 2 | 2 | 1 | 2 | | Перенос заявок из почты в таблицу | 2 | 2 | 2 | 2 | | Согласование скидок | 1 | 0 | 1 | 0 | | Сверка оплат с банковской выпиской | 2 | 1 | 2 | 1 |

Баллы здесь учебные, у вас они будут другими. Смысл в том, что задача со скидками набирает меньше всего: правила «по ситуации», а ошибка стоит денег.

А с чего не стоит начинать никогда?

Каких задач на старте лучше избегать?

Трёх типов. Редкие задачи, которые случаются раз в квартал: окупаются годами. Задачи на стыке с чужими системами, где вы не контролируете изменения, например выгрузки из личного кабинета поставщика без документированного интерфейса. И задачи, про которые сотрудники говорят «там слишком много нюансов»: нюансы нужно сначала записать, а потом решать, что с ними делать.

Хорошая новость: к такой задаче можно вернуться, когда на простой отработана схема описания и проверки. Первый проект даёт не только экономию времени, но и привычку.

Что происходит дальше?

Что делать после первого запуска?

Две недели смотреть на результат глазами, а не только на отчёт. Сравнить несколько случайных записей, обработанных автоматически, с тем, как их сделал бы человек. Записать, сколько времени задача занимала до и после, на своих данных.

Если нужен взгляд со стороны на список задач, с таким разбором помогает Александр Свердлов ↗: он смотрит на процессы малого бизнеса и подсказывает, что имеет смысл автоматизировать первым, а что отложить. Делать это можно и самостоятельно, просто с внешним разбором меньше риск пропустить исключения.

Закрепите результат: опишите, как работает автоматизация, на одной странице. Следующую задачу будет проще начать с неё.

Что сделать сегодня?

1. Выпишите 3–5 рутинных задач, которые делаются руками. 2. Поставьте баллы от 0 до 2 по четырём признакам. 3. Выберите задачу с наибольшей суммой и самой низкой ценой ошибки. 4. Запишите, сколько времени она занимает сейчас: это ваша точка отсчёта.